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„Gute Mischung aus Empathie und erforderlichem Nachbohren”

17.08.2021
Dr. Konrad Jerusalem k.jerusalem@argentus-re.com
Die börsennotierte IMMOFINANZ ist Eigentümerin von rund 220 Immobilien mit einem Buchwert von mehr als 5 Milliarden Euro. Der Schwerpunkt liegt auf Büro- und Einzel-handelsimmobilien in Österreich, Deutschland, Polen, Tschechien, Slowakei, Rumänien und Ungarn. Wir sprachen mit Julia Siegers, Geschäftsführerin von IMMOFINANZ Deutschland, über die Vergabe- und Auswahlverfahren geeigneter Property Manager (PM) … und den Faktor Empathie. Torsten de Wendt
Julia Siegers
Geschäftsführerin / IMMOFINANZ Deutschland
Frau Siegers, warum wurde Argentus und nicht eigenes Personal mit Ihrer jüngsten PM-Ausschreibung beauftragt? Es gibt Aufgaben, für die man einfach keinen Spezialisten im eigenen Team hat. Und auch keine Zeit. Letztendlich muss man den Vergabeprozess nicht nur durchführen, sondern auch noch sauber begründen und dokumentieren. Dabei ist die Vergleichbar-keit und mangelnde Preistransparenz im Property Management ein großes Thema. Ar-gentus hat dennoch eine Vergleichbarkeit der Bieter hergestellt. Die üblichen Standard-verträge wurden auf Tauglichkeit für unseren konkreten Fall überprüft und aufgebro-chen. Die Angebote passten dann genau, und die Verträge waren in die regelmäßigen Basis- und bewusst flexiblen Sonderleistungen unterteilt. Neben der entsprechend fest-gelegten Vergütung hat Argentus ausdrücklich auf Anreizsysteme zur weiteren Motivati-on gedrängt. Wir alle hier haben vorher Leistungsverzeichnisse noch nie so ausführlich diskutiert. Und es hat sogar Spaß gemacht, menschlich und fachlich! Argentus hat übri-gens trotz der Detailtiefe den Prozess beschleunigt. Und moderiert. Intern, auch interdis-ziplinär und über Standort- und Abteilungsgrenzen hinaus. Und natürlich extern zwi-schen den Bietern und uns. Ich war begeistert, wie das alles abgelaufen ist und wie uns das nun das Onboarding erleichtert. Die Projekte bei Argentus werden ja immer von ei-nem Managing Partner gesteuert, und man merkt da einfach die jahrelange Erfahrung. Argentus kennt die Schwachpunkte und Praxis-Risiken im Property Management aus jahrelanger Erfahrung sehr gut und ebenso die Kalkulation der Bieter, ihre Kosten und Margen. Inwiefern hilft die Moderation dem Onboarding? Argentus hat den Bietern durchaus unbequeme Fragen gestellt und beispielsweise auf Personalveränderungen bestanden, wenn ein Bieter in einem Bereich nicht gut genug aufgestellt schien. Argentus hat außerdem die leider übliche Praxis thematisiert, dass Dienstleister ihr gutes und erfahrenes Personal oft nur anfänglich einsetzen. Während des laufenden Vertrags übernehmen dann kosteneffiziente Kollegen, die aber womög-lich nicht mehr ganz so gut sind. Die Verträge der Bieter wurden daraufhin im Sinne ei-ner bestmöglichen Qualitätssicherung angepasst, das war ein Fokus im Projekt. Wenn wir anstelle der unabhängigen Argentus im Vergabeprozess wieder und wieder auf die Schmerzpunkte beim Bieter gedrückt hätten, wäre unser Start nach der Entscheidung für ein Unternehmen wahrscheinlich nicht mehr ganz so frei und unbelastet, wie es jetzt ist. Im Übrigen war die Moderation immer auch fair. Ich erinnere mich, wie Argentus einem Bieter bei einem gedanklichen Blackout eine Brücke gebaut hat. Ich erinnere mich auch daran, wie immer wieder auch die Bieter zu Fragen aufgefordert wurden, damit sie die besonderen Anforderungen von uns noch besser verstehen. Es war eine gute Mischung aus Empathie und erforderlichem Nachbohren. Welche besonderen Anforderungen hatten Sie denn? Wir haben eine Marke namens myhive. Es handelt sich um ein Bürokonzept, das kom-fortmäßig Hotels ähnelt, mit freundlichen Lobbies und hilfsbereitem Empfangspersonal, die bei uns wiederum Services für die Büronutzer übernehmen. Der PM-Dienstleister sollte myhive unterstützen können. Argentus hat aufgrund ihrer Marktkenntnis zusätzli-che Unternehmen für die Longlist vorgeschlagen, die sowohl eine Büro- als auch Hotel-expertise mitbringen. Wir hätten ohne Argentus hier geeignete Bieter übersehen. Und nochmal zum Stichwort Empfangspersonal - das liegt ja nun nicht mehr im Aufgaben-bereich des PM. Aber den von Argentus erarbeiteten PM-Verträgen liegt eine klare Schnittstellendefinition zum Facility Management und auch zum Asset Management zu-grunde. So sind auch die Prozesse, in die mehr als eine Dienstleistungsebene einge-bunden sind wie beispielsweise bei der Gewährleistung, durch erhöhte Transparenz und klare Aufgabenverteilung optimiert. Wir schreiben im kommenden Jahr FM-Verträge neu aus, und das machen wir dann gerne auch wieder mit Argentus. Vielen Dank!