Wissenswertes

Strategisches Zusammenwirken

15.09.2020
Simon Szpyrka
„Wichtig ist, den FM-Dienstleister als Partner in die Nachhaltigkeitsstrategie einzubeziehen. Hierbei helfen insbesondere vertragliche Anreize, denn es ist die Mannschaft vor Ort, die am besten weiß, wie eine Immobilie noch nachhaltiger bewirtschaftet werden kann.“
- Simon Szpyrka
Wir alle wollen nachfolgenden Generationen eine lebenswerte Umwelt hinterlassen. Dass Immobilien hierfür einen großen positiven Beitrag leisten können, ist bekannt: Die Einsparpotenziale beispielsweise für den CO2-Ausstoß über den langen Lebenszyklus sind enorm. So kann der Energieeinkauf auf klimaneutrale Quellen umgestellt werden. Allerdings ist der CO2-Ausstoß keinesfalls alles. Es ist zweifellos ein wichtiges Feld, aber eben nur eines von mehreren: Nachhaltigkeit braucht immer einen kombinierten, ganzheitlichen Ansatz. Dieser kann über ESG-Strategien umgesetzt werden, die ökologische (environmental) und soziale Maßnahmen (social) sowie eine verantwortungsvolle Unternehmensführung (governance) vereinen. Nachhaltigkeit ist ein Mosaik aus Teilprojekten, die erst gemeinsam ihren Nutzen für Unternehmen und Gesellschaft maximieren. Ganzheitlicher Ansatz entscheidet
Nehmen wir zur grünen Energie exemplarisch das Thema Facility-Management hinzu: Sind die Inspektions- und Wartungsintervalle der technischen Anlagen so ausgelegt, dass sie den CO2-Ausstoß weiter minimieren – und diese außerdem der Langlebigkeit dienen, Stichwort Ressourcenschonung? Ist ein effizientes Energiemonitoring möglich? Das Stichwort lautet hier Digitalisierung. So können beispielsweise bereits etablierte Systemlösungen, wie das Computer-Aided Facility-Management, genutzt werden, um eine belastbare Datenbasis für eine dauerhafte Analyse und Verbesserungen zu schaffen. Über den ökologischen Fokus hinaus sind die genannten sozialen Aspekte und eine verantwortungsvolle Unternehmensführung für ein ganzheitliches Mosaik relevant. Wichtig ist, den FM-Dienstleister als Partner in die Nachhaltigkeitsstrategie einzubeziehen. Hierbei helfen insbesondere vertragliche Anreize, denn es ist die Mannschaft vor Ort, die am besten weiß, wie eine Immobilie noch nachhaltiger bewirtschaftet werden kann. Beispiele besagter sozialer Aspekte sind insbesondere die Faktoren ‚Well-being' und die Mieterzufriedenheit, die im Wesentlichen von den handelnden Personen vor Ort, also vor allem auch vom Facility-Management, abhängen. Dass bei all diesen Überlegungen immer auch kosten- und betriebskostenseitig ganzheitlich gedacht werden muss, versteht sich von selbst.
Beispiel LaSalle Investment
In der Praxis haben wir unter anderem für LaSalle Investment Management („LaSalle“) ein umfassendes Konzept zur Neustrukturierung des Facility-Managements entwickelt und umgesetzt – lesen Sie hierzu auch unser Interview mit Hagen Knaupp, Head of Asset Management Continental Europe bei Lasalle Investment Management, in diesem Newsletter.
LaSalle hatte Argentus nach dem Erwerb eines Objekts in Bonn mit der Optimierung des Facility-Managements (FM) beauftragt. Die besondere Herausforderung dieser Multi-Tenant-Immobilie (Office, Retail) bestand in der Zusammenführung verschiedener Einzelgewerke in ein ganzheitliches Vertragswerk bei gleichzeitiger Strukturierung der FM-bezogenen Betriebskosten. Die Bonner Liegenschaft war 2017 von LaSalle im Rahmen eines Sale-and-lease-back-Deals erworben worden. Die nun eingetretene geänderte Eigentümerstruktur bot die Chance für eine Optimierung des Facility-Managements durch eine Neustrukturierung – sowohl hinsichtlich des Leistungsumfangs als auch des Service-Levels. Zielsetzung war darüber hinaus, ein transparentes Leistungsverzeichnis mit klar zuordenbaren Kosten für die einzelnen Gebäudebereiche, insbesondere für die Assetklassen Office und Retail, zu entwickeln und zu etablieren. Argentus hat nach einer grundlegenden Analyse der bestehenden Vertragsstrukturen, der mietvertraglichen Anforderungen und der Klärung übertragbarer Betreiberpflichten die Ausschreibung der Leistungen bis zur Vergabe durchgeführt. Im Anschluss daran wurde Argentus mit der Begleitung und dem Controlling des Start-up-Prozesses beauftragt. Als Endergebnis konnte Argentus einen durch den FM-Dienstleister bestätigten Massenabgleich sowie eine vollständige Dokumentation zur vollumfänglichen Übernahme der Betreiberverantwortung vorweisen. Durch diese Optimierungsmaßnahmen konnten verschiedene Mehrwerte für den Eigentümer LaSalle sowie für das Property-Management erzielt werden:
  • Leistungen und Schnittstellen wurden noch eindeutiger und transparenter definiert, Verantwortlichkeiten festgelegt und die klar auf die Beteiligten delegiert.
  • Die Leistungsbestandteile des FM-Vertrags wurden den mietvertraglichen Anforderungen angepasst und den Nutzungszonen zugeordnet, um die Bearbeitung der Nebenkostenabrechnungen für das Property-Management zu erleichtern und zusätzlich Eigentümerlasten durch transparente Zuordnungen zu Nutzungsbereichen zu verringern.
  • Für den Abrechnungsdienstleister, der in der Regel keine Ortskenntnis hat, ist von nun an anhand der dem FM-Vertrag beigefügten Zuordnungsmatrix sofort ersichtlich, welche Leistungen auf welche Mietbereiche entfallen. Parallel kann er diese Kosten mit den jeweiligen Umlageschlüsseln zuordnen. Bei Rückfragen der Mieter ist der Abrechnungsdienstleister somit in der Lage, eigenständig die einzelnen Kostenpositionen zu erklären und transparent nachzuweisen.
  • Neben den strukturellen Mehrwerten konnten bei gleichzeitiger Qualitätserhöhung auch die FM-bezogenen Betriebskosten aufgrund von Synergien und der Neustrukturierung erheblich gesenkt werden.