Wissenswertes

Unternehmensimmobilien: Die Königsdisziplin des Betriebskostenmanagements

05.08.2018
Dr. Konrad Jerusalem
Dr. Konrad Jerusalem k.jerusalem@argentus-re.com
Wie aktuell sind die Pläne für die Heizungsanlage? In welchem Zustand sind die Stromzähler? Und wohin führt überhaupt dieser Luftschacht? Die Transformation eines in die Jahre gekommenen und revitalisierungsbedürftigen Industriestandortes zur modernen, gemischt genutzten Unternehmensimmobilie ist mit zahlreichen Detailfragen verbunden. Eigentümer, Verwalter und Mieterbesatz solcher Transformationsimmobilien haben in der Regel mehrmals gewechselt, und jeder dieser Übergänge ist mit einem Wissensverlust verbunden, der nur mit viel Aufwand wieder ausgeglichen werden kann. Diese Problematik beschränkt sich längst nicht nur auf technische Fragestellungen. Auch die Details der Verträge in Hinblick auf Energie, Fernwärme, Wasser und Abwasser sowie gebäudebezogene Dienstleistungen liegen bei einem Transformationsobjekt in der Regel zumindest teilweise im Dunkeln – genau wie die damit verbundenen Kosten. All das macht Transformationsimmobilien zu einem besonders komplizierten Fall für Eigentümer und Verwalter – und gewissermaßen zur Königsklasse des Betriebskostenmanagements. Mehr Transparenz für den Entwickler Das Betriebskostenmanagement setzt schon in einer frühen Projektphase an. Bereits bei der Ankaufsprüfung sollten die Verträge geprüft und wichtige Details zum Ist-Zustand zusammengetragen werden. Neben der technischen Due Diligence, die sich klassischerweise auf den Zustand der technischen Anlagen und einen möglichen Investitionsstau konzentriert, sollte der Käufer zudem in den Blick nehmen, welche der bestehenden Dienstleistungen unzureichend sind (z.B. bei Wartungen und Prüfungen), welche Betriebskosten reduziert und inwieweit deren Umlegbarkeit erhöht werden kann. Auf diese Weise wird die Immobilie für den Entwickler unter technischen Gesichtspunkten völlig transparent und eventuelle Betreiberrisiken werden frühzeitig aufgedeckt. Zudem kann der Entwickler auf Basis einer solchen Analyse bei der Erstellung eines Gebäudekonzepts anstehende Investitionen realistisch abschätzen. Das Ziel sind belastbare Entscheidungsgrundlagen für oder gegen bestimmte Maßnahmen. Dies ist besonders für Transformationsimmobilien wichtig, die oft über Jahre hinweg und in mehreren Schritten beziehungsweise Teilprojekten modernisiert werden. Bei Transformationsimmobilien ist die Kostenoptimierung im frühen Projektstadium ein besonders wichtiger Aspekt für den Eigentümer, schließlich fallen vor allem anfangs großvolumige Modernisierungskosten an. Gleichzeitig stehen bei der Übernahme oftmals weite Teile des Areals leer, die im Ist-Zustand nicht vermietbar sind – die Betriebskosten dieser Flächen werden also einzig vom Eigentümer getragen. Hier können Einsparungen für Entlastung sorgen, das eingesparte Kapital steht für Baumaßnahmen zur Verfügung. Betriebskostenoptimierung als Werthebel Im Zuge der Transformation eines Industrieareals zur modernen Unternehmensimmobilie ist ein flexibles Flächenkonzept und die enge Verschränkung von Logistik-, Produktions-, Büro- und Servicebereichen zentral. Diese sorgen dafür, dass die Arbeitsprozesse des Mieters optimal abgebildet werden können. Auch ein organisches Wachstum am Standort durch das flexible Hinzumieten weiterer Einheiten ist möglich. Ähnlich wichtig wie Qualität und Flexibilität ist jedoch die Frage, zu welchem Preis solche Flächen dem Markt zugeführt werden können – die Höhe der Betriebskosten stellt hier einen relevanten Wettbewerbsfaktor für Gewerbeimmobilien dar. Eine Optimierung kann für beide Parteien Vorteile bringen: Der Nutzer profitiert von einer geringeren Warmmiete, der Vermieter von einem zusätzlichen Attraktivitätsfaktor für seine Flächen. Aber auch nachdem sie revitalisiert wurde, muss eine Unternehmensimmobilie immer wieder umgerüstet werden – sei es, weil sich die Flächenbedürfnisse eines Bestandsmieters ändern und beispielsweise eine Mezzanine mit Büroflächen eingezogen wird, oder infolge eines Mieterwechsels. Häufig müssen Nutzungsarten umgewandelt und bestehende Flächen aufgeteilt werden. Für jede dieser Maßnahmen müssen wiederum Versorger- oder Dienstleisterverträge sowie die Gebäudetechnik angepasst werden. Dass der Projektleiter bei seiner operativen Arbeit kontinuierlich beraten wird, ist daher ein wichtiger Aspekt des Betriebskostenmanagements – das gilt nicht nur für Unternehmensimmobilien, sondern sämtliche gewerbliche Immobilientypen. Wichtig hierbei ist, dass der Berater unabhängig arbeitet. Das ist allerdings in den wenigsten Fällen gegeben. Stattdessen ist es üblich, dass beispielsweise die Überprüfung einer in die Jahre gekommenen Heizanlage von einem herstellergebundenen Experten vorgenommen wird. Mängel werden dann jedoch meist nur durch den Einbau einer neuen Anlage des jeweiligen Herstellers behoben. Ein weiterführendes, kaufmännisches Management der Betriebskosten wäre zwar sinnvoller, wird aber in der Regel nicht durchgeführt. Das entsprechende Know-how hierfür wäre ohnehin nicht vorhanden. Neben der Unabhängigkeit des Spezialisten sollte daher immer sichergestellt werden, dass dieser neben der technischen auch die betriebswirtschaftliche Dimension seines Handwerks beherrscht. Der Effekt potenziert sich auf Portfolioebene Eine zeitgemäße Betriebskostenoptimierung beschränkt sich in aller Regel nicht auf ein einzelnes Asset, sondern findet auf Portfolioebene statt. Wenn in zehn verschiedenen Immobilien zehn Vertragswerke mit jeweils unterschiedlichen Versorgern oder Dienstleistern existieren, kann jeder dieser Verträge für sich genommen aus Kostengründen sinnvoll sein. Zusammengenommen bleiben jedoch häufig enorme Einsparungspotenziale ungenutzt. Werden die Verträge hingegen gebündelt, sind nicht nur Preiseinsparungen von 25 Prozent oder mehr möglich. Zusätzlich ergeben sich flexiblere Konditionen, beispielsweise Mengenflexibilitäten oder Sonderkündigungsrechte. Darüber hinaus kann auch das Reporting vereinheitlicht und damit der Verwaltungsaufwand für den Asset-Manager deutlich gesenkt werden. Die Art der Zusammenarbeit entscheidet über den Erfolg Offene Kommunikationsstrukturen und eine interdisziplinäre Arbeitsweise ermöglichen es, den Ist-Zustand aus verschiedenen Sichtweisen zu analysieren: Der zuständige Asset Manager kennt seine Mieter und deren Bedürfnisse sowie die übergeordnete Objektstrategie am besten, der Property Manager bringt seinen technischen Sachverstand ein, der Finance Manager analysiert die Wertschöpfungspotenziale. Die Aufgabe des technischen und kaufmännischen Betriebskostenmanagers ist es, die Betreiberrisiken des Eigentümers zu reduzieren und Kosten und Verwaltungsaufwand der Liegenschaft deutlich zu senken. Besonders mit Blick auf die Zukunft ist eine solche Zusammenarbeit wichtig, um eine hohe Mieterzufriedenheit zu gewährleisten. Einerseits steigen die Ansprüche der Nutzer und die Betriebskostenoptimierung wird immer stärker zum Kriterium für einen Vermietungserfolg. Andererseits werden sich die Vermietungsmodelle vor dem Hintergrund der digitalen Revolution in den kommenden Jahren deutlich wandeln: Moderne Technologien werden es ermöglichen, Flächen punktuell anzumieten und bedarfsgenau abzurechnen. Hierfür ist es essenziell, dass in enger Zusammenarbeit der beteiligten Experten praktikable Lösungen für eine exakte Betriebskostenabrechnung entwickelt werden.